Ventus Alıcı Yönetimi fonksiyonlarıyla veritabanınızda kayıtlı olan alıcılarınızla ilgili işlemleri yönetebilirsiniz. Sisteminize yeni alıcıları tek tek veya çoklu olarak aktarabilir ve düzenleyebilirsiniz. Ayrıca web sitenizden veya diğer kaynaklarınızdan sisteme otomatik olarak üye kaydı sağlayabilirsiniz. Sisteme aldığınız alıcılarınızla izinli olarak iletişim kurabilmek adına onaylarını alabilirsiniz.
Kategori Bazlı Yönetim
Ventus Kategori Bazlı Alıcı Yönetimi sistemi ile veritabanınızda kayıtlı olan alıcıları karakteristik özelliklerine göre belirli kategorilerde tutabilir ve gönderimlerinizi bu kategorilere göre yapabilirsiniz.
Örneğin, Müzik ismiyle bir grup oluşturulabilir ve hiyerarşik yapıda buna bağlı bir Rock grubu oluşturularak ilgi alanı Rock Müzik olan alıcıları bu listeye dâhil edebilmektedir. Yine 3. seviyede, Rock Müzik grubuna bağlı olarak Türkçe Rock Müzik grubu da oluşturulabilmektedir.
Üye Kaydı
Sisteminize üye kayıtlarını tek tek ve çoklu olarak kendiniz aktarabildiğiniz gibi kendinize ait farklı kaynaklardan otomatik olarak üye kayıtlarını gerçekleştirebilirsiniz. Hazırlayacağınız kayıt formlarıyla web üzerindeki kaynaklarınızı devreye alabilir ve üye kayıtlarınızı buradan gerçekleştirebilirsiniz.
Kayıt formu ile üye kaydı aşağıdaki yöntemler ile gerçekleştirilebilir. Kullanıcılar farklı kayıt formu şablonları hazırlayabilmektedir;
Opt-In Form (Kayıt Formu): Alıcılar bir opt-in form yoluyla veritabanına kaydedilmektedir.
Double Opt-In (İkili Kayıt Formu): Alıcının üyelik işlemleri yapılırken mail adresine üyeliğinin alındığına dair bilgi mesajı gönderilmektedir.
Opt-In Form with Verification (Onaylamalı Kayıt): Alıcının üyelik talebi alındıktan sonra kendisine doğrulama maili gönderilmektedir.
Pre-Selected Opt-in with Verification (Ön Bilgi Verilen Onaylamalı Kayıt): Alıcıya opt-in form vasıtasıyla üyelik bilgilerinin alındığı, şirketle ilgili ticari maillerin gönderileceği bilgisi verilmekte ve istediği zaman üyelikten çıkabileceği iletilmektedir.
Sisteme yapılacak üye kayıtları için birden fazla alıcı formu tanımlanabilmektedir. Bu formlar farklı dillerde hazırlanabilir. Gönderi içeriğine eklenebilen "Profil Güncelle" linki tasarım aşamasında, ilgili alıcı formları arasından seçim yapılarak işlenebilmektedir.
Tekli Alıcı Ekleme
Oluşturulan yeni bir kategoriye veya var olan bir kategoriye kullanıcılar tek tek eklenebilmektedir. Alıcı ekleme işleminde daha önceden oluşturulan alıcı formundaki bilgiler sistem kullanıcıları tarafından doldurularak kayıt işlemi gerçekleştirilmektedir.
Çoklu Alıcı Ekleme
Alıcılar bir Excel listesinden çoklu olarak sisteme aktarılabilmektedir. Daha önceden tanımlanmış olan profil alanları sisteme tanıtılıp aynı şekilde çoklu aktarım yapılabilir. Alıcıların sisteme aşağıdaki şekillerde aktarılabilmesi mümkündür:
Yeni alıcıları ekle,
- Kayıtlı alıcıların bilgilerini güncelle
- Kayıtlı alıcı bilgilerinin üzerine yaz
- Yalnızca bilgileri boş olan alıcıları güncelle
- Bilgilerini kendi güncelleyen alıcıların bilgilerinde değişiklik yapma
- Sadece yeni alıcıları yükle, kayıtlı alıcı bilgilerini değiştirme
Sadece kayıtlı üyelerin· bilgilerini güncelle
Kayıtlı alıcı bilgilerinin üzerine yaz
Yalnızca bilgileri boş olan alıcıları güncelle
Bilgilerini kendi güncelleyen alıcıların bilgilerinde değişiklik yapma
Çoklu yükleme işlemi başladıktan sonra kullanıcının ekran üzerinde beklemesine gerek kalmamakla birlikte, işlem tamamlandıktan sonra kullanıcı gireceği e-posta adresi aracılığıyla ve sistem mesajlarıyla haberdar edilmektedir.
Alıcı Durumları
Sistemde kayıtlı olan alıcıların durumları kayıt edilme aşamasında ve yapılan gönderimlerden sonra sürekli olarak güncellenmektedir ve kayıtları tutulmaktadır. Aktif durumda olan, hata alınan, üyelikten ayrılan ve belirli bir zamandan sonra e-posta hesapları kapanan alıcıların durumları güncel olarak raporlanabilmektedir.
Hata Kayıtları (Bounce Handling)
Gönderim sırasında hata alınan alıcıların bilgileri tutulmakta ve hata alınma gerekçeleriyle birlikte kayıt altına alınmaktadır. Belirli gerekçelerle geçici olarak hata alınan alıcılara sistem tarafından belirli periyotlarla tekrar gönderim yapılmaktadır. Kalıcı olarak hata alınan alıcılara yapılan gönderim ise sistem tarafından otomatik olarak durdurulmaktadır ve bu kişiler bloke edilmektedir. Yine aynı şekilde üyelikten ayrılmış olan kişilere de gönderim yapılmamaktadır.
Gönderim sırasında birçok sebepten hata alınabilmektedir. Gönderim yapılan e-posta adresinin bulunduğu server yoğunluğundan, e-posta adresinin geçici veya kalıcı olarak e-posta kabul etmemesinden, e-posta adresinin artık geçerli olmamasından veya kapanmış olmasından, e-posta adresinin ait olduğu firmanın filtrelerinden kaynaklanan sebeplerden ötürü bazı e-postaların gönderiminde hata alınabilir.
Ventus hata türlerini kendi içerisinde kalıcı ve geçici olarak gruplamaktadır. Bu e-posta adreslerini, hata türlerini kayıt altına almakta ve raporlamaktadır. Geçici olarak hata alınan e-posta adreslerine belirli aralıklarla gönderim tekrarlanmaktadır. Kalıcı hata alınan e-postalar ise kullanıcının hiçbir ekstra işlem yapmasına gerek kalmadan durdurulmaktadır.
Alıcı Doğrulama
Çoklu alıcı ekleme yoluyla sisteme dâhil edilen alıcıların e-posta adresleri doğrulamadan geçirilmektedir. Geçersiz e-posta, geçersiz domain gibi elde edilen bilgiler ışığında alıcı durumları güncellenerek geçersiz e-posta adresleri sistem dışına çıkarılmaktadır.
Doğrulama işlemi ayrıca her yapılan gönderimle birlikte tekrarlanmaktadır ve alıcıların durumları kayıt altına alınmaktadır.
